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Guest Management

Wie man Gäste bei Veranstaltungen verwaltet

Der Ausgangspunkt Ihrer Veranstaltungsplanung ist die Entwicklung eines starken Gastmanagementsystems, das Ihnen helfen kann, Hektik am großen Tag zu vermeiden. Ein automatisiertes Gästemanagement ist nicht nur für einen reibungslosen Check-in vor Ort, sondern auch für die Erfassung aller Registrierungsdaten nach der Messe von entscheidender Bedeutung.

Warum sollten Sie Gäste bei Veranstaltungen verwalten?

Eine effektive Gästelistenverwaltung schafft Möglichkeiten für eine gezielte Kommunikation mit den Interessenten. Durch die Abstimmung der Registrierungsprozesse mit dem Check-in vor Ort sammeln die Veranstaltungsmanager Kontaktdaten, die sie anschließend für den Aufbau von Folgeverbindungen nutzen können. Und wenn Sie im Voraus wissen, wie viele Teilnehmer kommen werden und welche Check-in-Methoden sie bevorzugen, können Sie am Veranstaltungstag eine intelligente Vor-Ort-Einrichtung aufbauen.

Sammeln von Informationen von allen Veranstaltungsgästen

Smart Event Guest Management ist datengesteuert. Um alle notwendigen Daten von Veranstaltungsteilnehmern zu sammeln, benötigen Sie ein robustes System, das die Entwicklung von benutzerdefinierten Kontaktlisten, personalisierten Registrierungsformularen und den flexiblen Import/Export von Listen ermöglicht. Hier sind einige Tipps zur Auswahl einer Veranstaltungsverwaltungssoftware, die Ihre Daten effizient erfassen kann:

Sicherer Zugang.

Stellen Sie sicher, dass die persönlichen Daten Ihrer Veranstaltungsgäste wie E-Mails und Telefonnummern gut geschützt sind. Für diejenigen Veranstaltungsplaner, die mit europäischen Unternehmen arbeiten oder die Kontakte von Teilnehmern aus europäischen Ländern verwalten, ist es wichtig, sich mit der neuen GDPR-Verordnung vertraut zu machen, die sich auf den freien Datenverkehr konzentriert.
Intelligente Listenverwaltung.

Wählen Sie Plattformen, die die Erkennung von Duplikaten und die Anpassung von Listen auf der Grundlage spezifischer Filter ermöglichen. So können Sie mit GEVME Bestellungen mit einem ausstehenden Zahlungsstatus mit einem Klick herausfiltern:

Listen der eingeladenen/registrierten Personen aus Ihren früheren Kampagnen und die Speicherung einer unbegrenzten Anzahl von Kontakten, um maximale Flexibilität zu ermöglichen.

Aktualisierung des Status.

Bereiten Sie sich darauf vor, auf jede Planänderung zu reagieren, indem Sie Werkzeuge zur Statusaktualisierung einsetzen. Überwachen Sie RSVP-Antworten, E-Mail-Zustellungen und Aktualisierungen des Zahlungsstatus in Echtzeit.

Software zur Verwaltung von Veranstaltungsgästen

Die Verwendung von endlosen Excel-Blättern zur Erfassung und Verwaltung der Kontakte der Registranten ist längst vorbei. Die Pflege von Tausenden von Kontakten und deren Strukturierung nach bestimmten Kriterien ist mit dem vollautomatischen Guestmanagementsystem für Veranstaltungen möglich. Schauen Sie sich die führende Veranstaltungsmanagement-Software an, mit der Sie in wenigen Minuten eine Gästeliste erstellen können, die Emendo Software EM.EX: Der Veranstaltungsmanagement-Service, der personalisierte Registrierung, Check-in-Technologie und Berichterstattung nach der Veranstaltung verbindet, Event Farm, war eines der ersten Unternehmen, das Check-in-Anwendungen zur Vereinfachung des Vor-Ort-Managements entwickelt hat. Die Erstellung einer Gästeliste mit Event Farm ist einfach: Sie laden einfach eine CSV-Vorlage herunter und füllen sie aus oder fügen die Kontakte manuell hinzu.

Die Vorteile:

  • die Verwendung mehrerer Geräte zum Einchecken der Gäste;
  • die Möglichkeit, automatische E-Mail-Benachrichtigungen für VIPs einzurichten;
  • das Check-in-System kann in Salesforce integriert werden;
  • die Gästelistenberichte können nach einer Veranstaltung heruntergeladen werden.